Role & Permissions — การจัดการสิทธิ์ใน ERPNext Accounting

ภาพรวมระบบ Permission ของ ERPNext

ERPNext ใช้ Role-Based Access Control (RBAC) — กำหนด permission ที่ Role ไม่ใช่ที่ User โดยตรง
User 1 คนสามารถมีได้หลาย Role และระบบจะรวม permission จากทุก Role ให้อัตโนมัติ

Permission แต่ละอย่างมี 3 ระดับ:

Role Level — Role นี้ทำอะไรกับ DocType นี้ได้บ้าง
Document Level — User เห็นเฉพาะ document ที่ตัวเองเกี่ยวข้องหรือไม่
Field Level — Field บางอย่างใน document ซ่อนหรือล็อกตาม Role

Roles หลักที่ใช้ใน Accounting Module

1. Accounts Manager

คือใคร: หัวหน้าฝ่ายบัญชี / CFO / ผู้จัดการการเงิน

สิทธิ์	ทำได้
Read / Write / Create	Sales Invoice, Purchase Invoice, Payment Entry, Journal Entry ทั้งหมด
Submit / Cancel / Amend	ทุก Accounting document
Setup	Chart of Accounts, Tax Config, Payment Terms, Company Settings
Reports	รายงานการเงินทั้งหมด — GL, P&L, Balance Sheet, AR/AP Aging
WHT	WHT Certificate, Tax Withholding Category
Period Closing	สามารถทำ Period Closing Voucher

⚠️

Role นี้เห็นและแก้ไขได้ทุกอย่าง — ควรให้แค่ผู้จัดการขึ้นไปเท่านั้น

2. Accounts User

คือใคร: เจ้าหน้าที่บัญชี ที่ทำ transaction รายวัน

Document	Read	Write	Create	Submit	Cancel
Sales Invoice	✅	✅	✅	✅	❌
Purchase Invoice	✅	✅	✅	✅	❌
Payment Entry	✅	✅	✅	✅	❌
Journal Entry	✅	✅	✅	❌	❌
Chart of Accounts	✅	❌	❌	—	—
Tax Configuration	✅	❌	❌	—	—
WHT Certificate	✅	✅	✅	✅	❌
Financial Reports	✅	—	—	—	—

Cancel และ Amend — ต้องให้ Accounts Manager ทำเท่านั้น

3. Finance Manager

คือใคร: ผู้จัดการการเงิน ที่ approve payment แต่ไม่ได้ key ข้อมูลเอง

Document	Read	Submit	Cancel	หมายเหตุ
Payment Entry	✅	✅	✅	อนุมัติการจ่ายเงิน
Sales Invoice	✅	❌	❌	ดูได้อย่างเดียว
Purchase Invoice	✅	❌	❌	ดูได้อย่างเดียว
Financial Reports	✅	—	—	รายงานทั้งหมด

4. Purchase User / Purchase Manager

คือใคร: ฝ่ายจัดซื้อ — ทำ PO แต่ไม่ได้ทำบัญชี

Document	สิทธิ์
Purchase Order	Read / Write / Create / Submit
Purchase Receipt	Read / Write / Create / Submit
Purchase Invoice	Read เท่านั้น — ไม่ Create
Payment Entry	❌ ไม่มีสิทธิ์
Chart of Accounts	❌

Accounts User จะ Create Purchase Invoice จาก PO ที่ Purchase User ทำไว้

5. Sales User / Sales Manager

คือใคร: ฝ่ายขาย — ทำ Quotation, Sales Order

Document	สิทธิ์
Quotation / Sales Order	Read / Write / Create / Submit
Delivery Note	Read / Write / Create / Submit
Sales Invoice	Read เท่านั้น — ไม่ Create
Payment Entry	❌ ไม่มีสิทธิ์

Accounts User จะ Create Sales Invoice จาก Sales Order ที่ Sales User ทำไว้

6. Auditor

คือใคร: ผู้ตรวจสอบบัญชี ภายในหรือภายนอก

Document	สิทธิ์
ทุก Accounting Document	Read เท่านั้น
Financial Reports	✅ ดูได้ทั้งหมด
General Ledger	✅
WHT Certificate	Read เท่านั้น

🚫

ห้าม Write / Submit / Cancel ทุกกรณี

Permission Matrix สรุปภาพรวม

Document	Accounts Manager	Accounts User	Finance Manager	Purchase User	Sales User	Auditor
Chart of Accounts	✅ Full	👁 Read	👁 Read	❌	❌	👁 Read
Company Setting	✅ Full	❌	❌	❌	❌	❌
Tax Configuration	✅ Full	👁 Read	❌	❌	❌	👁 Read
Payment Terms	✅ Full	👁 Read	❌	❌	❌	❌
Sales Invoice	✅ Full	✍ Create/Submit	👁 Read	❌	👁 Read	👁 Read
Purchase Invoice	✅ Full	✍ Create/Submit	👁 Read	👁 Read	❌	👁 Read
Payment Entry	✅ Full	✍ Create/Submit	✅ Full	❌	❌	👁 Read
Journal Entry	✅ Full	✍ Create only	❌	❌	❌	👁 Read
WHT Certificate	✅ Full	✍ Create/Submit	👁 Read	❌	❌	👁 Read
Financial Reports	✅ Full	✅ Full	✅ Full	❌	❌	✅ Full
General Ledger	✅ Full	✅ Full	✅ Full	❌	❌	✅ Full

Legend: ✅ Full = Read/Write/Create/Submit/Cancel | ✍ = Create/Submit ไม่ Cancel | 👁 = Read only | ❌ = ไม่มีสิทธิ์

Role Profiles ที่แนะนำ

Profile Name	Roles ที่รวม	ใช้กับใคร
Finance Staff	Accounts User, Employee	เจ้าหน้าที่บัญชีทั่วไป
Finance Lead	Accounts Manager, Accounts User, Employee	หัวหน้าบัญชี
Procurement Staff	Purchase User, Employee	เจ้าหน้าที่จัดซื้อ
Procurement Lead	Purchase Manager, Purchase User, Employee	หัวหน้าจัดซื้อ
Sales Staff	Sales User, Employee	พนักงานขาย
Sales Lead	Sales Manager, Sales User, Employee	หัวหน้าขาย
Read-Only Auditor	Auditor	ผู้ตรวจสอบ

การตั้งค่า Permission ใน ERPNext

วิธี Assign Role ให้ User

ไปที่ Settings > Users → เลือก User
Tab Roles → Add Row → เลือก Role
กด Save

วิธี Assign Role Profile

เปิด User
Tab Role Profiles → เลือก Profile
ระบบ assign ทุก Role ใน Profile ให้อัตโนมัติ → Save

วิธีตรวจสอบ Permission ของ Role

ไปที่ Settings > Users and Permissions > Role Permissions Manager
เลือก Document Type (เช่น Payment Entry)
ระบบแสดงทุก Role และสิทธิ์แต่ละอย่าง

Common Mistakes เรื่อง Permissions

ปัญหา	สาเหตุ	วิธีแก้
User submit Invoice ไม่ได้	Role ไม่มีสิทธิ์ Submit	ตรวจสอบ Role Permission Manager — เพิ่ม Submit ให้ Role นั้น
User เห็น Invoice ของคนอื่นไม่ได้	User Permission ถูก restrict	ตรวจสอบ User Permissions — อาจมีการ restrict ตาม Company หรือ Cost Center
Cancel ไม่ได้ทั้งที่เป็น Accounts User	Accounts User ไม่มีสิทธิ์ Cancel โดย design	ให้ Accounts Manager Cancel ให้
ใช้ System Manager ทดสอบแล้วทุกอย่างผ่าน แต่ User จริงทำไม่ได้	System Manager bypass ทุก permission	ทดสอบด้วย User ที่มี Role จริงเสมอ — ห้ามใช้ System Manager ทดสอบ
Auditor แก้ไขข้อมูลได้	ให้ Write permission เกิน	Auditor ต้อง Read only เท่านั้น — ตรวจสอบและ revoke Write/Submit

Workflow สามารถ override permission ได้ — ถ้ามี workflow Submit จะต้องผ่าน approval ก่อน ไม่ใช่แค่มี Submit permission
ทุกครั้งที่ตั้ง permission ใหม่ให้ทดสอบด้วย incognito / user account จริงก่อน go-live

Common Mistakes การนำทางในระบบ