Go-live Checklist
ทำตามลำดับ T-3 วัน → วัน go-live → สัปดาห์แรก ห้ามข้ามขั้นตอน
T-3 วันก่อน Go-live
ข้อมูลและระบบ
- Backup ข้อมูลทั้งหมด (snapshot instance ถ้าทำได้)
- ลบ test transaction ทั้งหมดออกจาก Production:
- Sales Invoice — ไม่มี draft/submitted ที่เป็น test
- Purchase Invoice — เช่นกัน
- Payment Entry — ลบ test payment ออก
- Journal Entry — ลบ test JE ออก
- นำเข้า Opening Balance จากระบบเดิม:
- ยอด AR (ลูกหนี้คงค้าง ณ วันเริ่มต้น)
- ยอด AP (เจ้าหนี้คงค้าง ณ วันเริ่มต้น)
- ยอดเงินในธนาคารทุกบัญชี
- ยอด Inventory (ถ้ามี)
- ตรวจ GL หลัง opening balance → Debit = Credit ทุก account
⚠️
Opening balance ผิด = รายงานการเงินผิดตั้งแต่วันแรก — ตรวจให้ดีก่อน go-live
User และ Permission
- สร้าง user account จริงทุกคน
- ลบ test user ออก
- ตั้ง permission ตาม role → Role & Permissions
- ส่ง login credentials ให้ user ทุกคน
- user ทุกคน login ได้และเปลี่ยน password แล้ว
ยืนยันกับลูกค้า
- มีเอกสาร UAT sign-off แล้ว
- ลูกค้าทราบวันและเวลา go-live
- ลูกค้าทราบช่องทาง support (Line group / phone / email)
- ลูกค้าทราบว่าจะหยุดใช้ระบบเดิมเมื่อไหร่
วัน Go-live
เช้าก่อนเปิดระบบ
- ตรวจสอบ server — ระบบ up ปกติ
- Login ด้วย account จริงของ user ทดสอบ
- ยืนยัน opening balance ล่าสุดถูกต้อง
Transaction แรก
🚫
BA ต้องอยู่ด้วยตลอดวันแรก — on-site หรือ remote พร้อม screen share ตลอดเวลา
- ให้ user ทำ transaction แรกเอง — BA ดูเท่านั้น อย่าทำแทน
- ตรวจ Journal Entry ทันทีหลัง transaction แรก
- ถ้ามี error → หยุดและแก้ทันที ห้ามปล่อยค้าง
ปลายวันแรก
- ตรวจ AR Aging — ตรงกับ opening balance หรือไม่
- ตรวจ AP Aging — ตรงกับ opening balance หรือไม่
- ตรวจ Bank balance ใน ERPNext vs ยอดจริงในธนาคาร
- สรุป issue ของวันแรกและส่งให้ทีม
สัปดาห์แรกหลัง Go-live (Hypercare)
ทำทุกวัน
- เช็ค AR Aging — มี invoice ค้างผิดปกติไหม
- เช็ค AP Aging — มี invoice due แล้วแต่ยังไม่จ่ายไหม
- รับ feedback และ log ใน Issue Log
ทำทุกสัปดาห์
- ตรวจ WHT Management — WHT certificate ออกครบหรือไม่
- ตรวจ Undue VAT — มียอดค้างที่ต้อง clear ก่อนสิ้นเดือนไหม
- ตรวจ GL — ทุก account มียอด balance สมเหตุสมผลไหม
ก่อนสิ้นเดือนแรก
- Clear Undue Input VAT:
DR Input VAT / CR Undue Input VAT - Clear Undue Output VAT:
DR Undue Output VAT / CR Output VAT - ตรวจ ภ.พ.30 — ยอด Input/Output VAT ตรงกับ GL
- ออก WHT Certificate (50 ทวิ) ครบทุก Supplier — ต้องออกภายใน 3 วันทำการ
Issue Log (Hypercare)
| วันที่ | ผู้รายงาน | รายละเอียด | Priority | วิธีแก้ | แก้เสร็จ |
|---|---|---|---|---|---|
| 🔴 / 🟡 / 🟢 |
🔴 Urgent = ทำงานไม่ได้ → แก้ภายใน 4 ชั่วโมง 🟡 Normal = workaround ได้ → แก้ภายใน 24 ชั่วโมง 🟢 Minor = ไม่กระทบงาน → แก้ใน backlog
เมื่อไหร่ถือว่า Hypercare จบ
- ✅ User ทำ transaction ประจำวันได้เองโดยไม่ต้องถาม BA
- ✅ ไม่มี 🔴 Urgent issue ค้างอยู่
- ✅ ปิดเดือนแรกสำเร็จ (clear VAT, ออก WHT certificate ครบ)
- ✅ ลูกค้า confirm พร้อม operate เอง
💡
Hypercare ปกติใช้เวลา 2–4 สัปดาห์ ขึ้นอยู่กับ complexity ของลูกค้า