Config Sequence Guide — ทำอะไรก่อนหลัง
ทำไมต้องมี guide นี้: ถ้า config ผิดลำดับ → field ที่ต้องเลือกยังไม่มีในระบบ → error หรือ config ผิดโดยไม่รู้ตัว
ลำดับนี้ไม่ใช่แนะนำ — เป็นข้อบังคับ แต่ละขั้นอ้างอิงข้อมูลจากขั้นก่อนหน้า
ภาพรวม dependency
Chart of Accounts
│
▼
Company Account Setting ←─ ต้องมี CoA ก่อน เพื่อเลือก default accounts
│
├──► Bank Account ←─ ต้องมี CoA (เลือก account type)
│
├──► Thai Tax Settings ←─ ต้องมี CoA (เลือก Input/Output VAT account)
│ │
│ ▼
│ Undue VAT Settings ←─ ต้องมี Thai Tax ก่อน
│
├──► WHT Category ←─ ต้องมี CoA (เลือก WHT payable account)
│ │
│ ▼
│ Item WHT Mapping ←─ ต้องมี WHT Category ก่อน
│
└──► Payment Terms ←─ standalone ทำได้เลย แต่แนะนำทำตอนนี้ขั้นที่ 1 — Chart of Accounts
ทำก่อนทุกอย่าง ไม่มีข้อยกเว้น
สิ่งที่ต้องทำ:
- นำเข้าผังบัญชีจาก template ของลูกค้า (หรือใช้ 1stCraft standard template)
- ตรวจสอบว่ามีบัญชีครบทุกประเภทที่จะใช้:
- Accounts Receivable (ลูกหนี้การค้า)
- Accounts Payable (เจ้าหนี้การค้า)
- Input VAT / Output VAT
- Undue Input VAT / Undue Output VAT (ถ้าลูกค้าใช้)
- WHT Payable แยกตาม ภ.ง.ด. (ถ้าลูกค้ามี WHT)
- Advance from Customer / Advance to Supplier (ถ้ามี deposit)
- Bank accounts ทุกบัญชี
ดูรายละเอียด → ผังบัญชี
ขั้นที่ 2 — Company Account Setting
ผูก default account ให้กับบริษัท — ระบบจะดึงค่าเหล่านี้มาอัตโนมัติทุกครั้งที่สร้าง document
field สำคัญที่ต้องตั้ง:
| Field | ผูกกับบัญชีอะไร |
|---|---|
| Default Receivable Account | ลูกหนี้การค้า |
| Default Payable Account | เจ้าหนี้การค้า |
| Default Bank Account | บัญชีธนาคารหลัก |
| Round Off Account | บัญชีปัดเศษ |
| Write Off Account | บัญชี write off |
ถ้า setup ผิดตรงนี้ → ทุก document ที่สร้างมาจะดึง account ผิดอัตโนมัติ → ต้องแก้ทีละใบ
ดูรายละเอียด → ตั้งค่าบัญชีบริษัท
ขั้นที่ 3 — Bank Account
เพิ่มบัญชีธนาคารบริษัทในระบบ
สิ่งที่ต้องมีก่อน:
- CoA ที่มีบัญชีธนาคาร (ขั้นที่ 1)
สิ่งที่ต้องตั้งค่า:
- Bank Account Name (ชื่อบัญชีธนาคาร)
- Bank (ธนาคาร)
- Account (ผูกกับ GL account ใน CoA)
- IBAN / Account No.
ดูรายละเอียด → บัญชีธนาคาร
ขั้นที่ 4 — Thai Tax Settings (VAT)
ตั้งค่า Tax Template ทั้ง 4 ประเภท:
| Template | ใช้กับ | บัญชีที่ผูก |
|---|---|---|
| Input VAT 7% | ซื้อ + มีใบกำกับแล้ว | Input VAT |
| Output VAT 7% | ขาย | Output VAT |
| Undue Input VAT 7% | ซื้อ + ยังไม่มีใบกำกับ | Undue Input VAT |
| Undue Output VAT 7% | ขาย + ส่งมอบแล้วแต่ยังไม่ออกใบกำกับ | Undue Output VAT |
ถ้าลูกค้าไม่จด VAT → ข้ามขั้นนี้ได้เลย
Undue VAT และ Input/Output VAT ห้ามสลับกัน — ดู Common Mistakes
ดูรายละเอียด → ตั้งค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม
ขั้นที่ 5 — WHT Category
ตั้งค่าประเภทภาษีหัก ณ ที่จ่ายทุกประเภทที่ลูกค้าใช้
ถ้าลูกค้าไม่มี WHT → ข้ามขั้นที่ 5 และ 6 ได้เลย
ประเภทที่ต้องตั้งตาม profile ลูกค้า:
| ภ.ง.ด. | ใช้กับ | อัตรา WHT ทั่วไป |
|---|---|---|
| ภ.ง.ด. 1 | เงินเดือนพนักงาน | ตาม bracket |
| ภ.ง.ด. 3 | บุคคลธรรมดา รับจ้างทำของ | 3% |
| ภ.ง.ด. 53 | นิติบุคคล รับจ้างทำของ / บริการ | 3% |
สิ่งที่ต้องมีก่อน:
- CoA ที่มีบัญชี WHT Payable แยกตาม ภ.ง.ด. (ขั้นที่ 1)
ดูรายละเอียด → ประเภทภาษีหัก ณ ที่จ่าย
ขั้นที่ 6 — Item WHT Mapping
ผูก WHT Category กับแต่ละ Item หรือ Supplier
สิ่งที่ต้องมีก่อน:
- WHT Category ทั้งหมด (ขั้นที่ 5)
สิ่งที่ต้องทำ:
- เปิด Item แต่ละตัว → Tab "Tax" → เพิ่ม WHT Category ที่ถูก
- เปิด Supplier แต่ละราย → Tab "Tax" → เพิ่ม WHT Category
ถ้าไม่ผูก WHT → ระบบจะไม่คำนวณ WHT อัตโนมัติ — ต้องใส่มือทุกครั้ง ซึ่ง error ง่ายมาก
ดูรายละเอียด → ผูก WHT กับ Item
ขั้นที่ 7 — Payment Terms
ตั้งค่าเงื่อนไขการชำระเงิน
ทำได้ตั้งแต่หลัง CoA เสร็จ — ไม่ต้องรอขั้นอื่น
ตัวอย่าง Payment Terms ที่ควรตั้ง:
| ชื่อ | เงื่อนไข |
|---|---|
| Immediate | ชำระทันที (เงินสด) |
| Net 15 | ชำระภายใน 15 วัน |
| Net 30 | ชำระภายใน 30 วัน |
| Net 45 | ชำระภายใน 45 วัน |
| Net 60 | ชำระภายใน 60 วัน |
ผูก Payment Terms เข้ากับ Customer และ Supplier master ด้วย — ระบบจะดึงมาอัตโนมัติทุกครั้ง
ดูรายละเอียด → เงื่อนไขการชำระเงิน
Checklist ยืนยันก่อนเริ่ม Transaction จริง
- สร้าง test Purchase Invoice → Journal Entry ถูกต้อง (DR Expense, CR AP)
- สร้าง test Sales Invoice → Journal Entry ถูกต้อง (DR AR, CR Revenue)
- ตรวจ VAT ขึ้นถูก template ใน Invoice
- ตรวจ WHT คำนวณอัตโนมัติถูกต้อง (ถ้ามี)
- ลบ test document ทั้งหมดก่อน go-live