Common Mistakes — ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

รวบรวมจาก UAT scenarios และ pattern ที่พบในโปรเจกต์จริง

ทั่วไป (ทุก Document)

ข้อผิดพลาด	สาเหตุ	วิธีแก้
เอกสารหายหลังสร้าง	ออกจากหน้าโดยไม่กด Save	กด Save ทุกครั้ง ก่อนออกจากหน้า
แก้เอกสารที่ Submit แล้วไม่ได้	ERPNext ล็อกเอกสารหลัง Submit	ต้อง Cancel + Amend เท่านั้น
Journal Entry ผิดบัญชี	เลือก Tax Template ผิด	ตรวจสอบ Account Head ใน Template ก่อนใช้
Due date ผิด	ไม่ได้ตั้ง Payment Terms	Assign Payment Terms ให้ Customer/Supplier master

Sales Invoice

ข้อผิดพลาด	สาเหตุ	วิธีแก้
Invoice ไม่มีใน AR Aging	สร้างจากหน้าหลักโดยตรง ไม่ได้ link จาก Sales Order	ควรสร้างจาก Sales Order > Create > Sales Invoice เสมอ
ลูกค้าเซ็นแล้วแต่ยังไม่ Submit	ลืม Submit หลังลูกค้าคืนเอกสาร	Submit ทันทีที่ได้เอกสารเซ็นกลับมา
Output VAT ไม่ขึ้นใน ภ.พ.30	ลืมเลือก Tax Template	ตรวจสอบ Taxes and Charges section ทุกครั้ง
ยอด Invoice ไม่ตรงกับ Sales Order	แก้ราคาใน Invoice โดยตรง	แก้ที่ Sales Order แล้วค่อย Make Invoice ใหม่
ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าก่อน Submit ได้ไหม	—	ได้ — Draft สามารถ Print ส่งได้ แต่ต้อง Submit ก่อนรับชำระ

Payment Entry (AR — รับชำระ)

ข้อผิดพลาด	สาเหตุ	วิธีแก้
Invoice ยังค้างอยู่ทั้งที่รับเงินแล้ว	ทำ Payment Entry แต่ลืม Submit	ตรวจสอบสถานะ Payment Entry ให้เป็น Submitted
รับเงินบางส่วนแต่ Invoice หายไปจาก Aging	ไม่ได้ระบุ Outstanding Amount ถูกต้อง	ตรวจสอบ Allocations ใน Payment Entry
ลูกค้าโอนมาแต่ยอดไม่ตรง (ขาดค่าธรรมเนียม)	—	ใช้ Write Off Amount สำหรับส่วนต่างเล็กน้อย
พิมพ์ใบเสร็จก่อนรับเงินจริง	Print จากสถานะ Draft	ระวัง — Draft พิมพ์ได้แต่ยังไม่บันทึกบัญชี

Purchase Invoice

ข้อผิดพลาด	สาเหตุ	วิธีแก้
ซื้อไม่มี PO แล้วระบบหา Advance Payment ไม่เจอ	ไม่ได้สร้าง Deposit Invoice ก่อน	ต้องสร้าง Deposit Invoice → Payment (Advance) ก่อน แล้วค่อย link
Input VAT ไม่ขึ้นใน ภ.พ.30	เลือก Undue Input VAT Template แทน Input VAT	ตรวจสอบว่าได้รับใบกำกับแล้ว — ถ้ารับแล้วต้องใช้ Input VAT
วันชำระผิด (ไวกว่าที่ตกลง)	ไม่ได้ตั้ง Due Date ตาม credit term	ตรวจสอบ Due Date ทุกครั้งก่อน Submit
Purchase Invoice ซ้ำ	สร้างซ้ำจากหลาย PO	ตรวจสอบ Supplier Invoice No. ก่อนสร้าง — ใส่เลขใบกำกับ Supplier ทุกครั้ง

Deposit (มัดจำ — ทั้งรับและจ่าย)

ข้อผิดพลาด	สาเหตุ	วิธีแก้
มัดจำไม่ถูกหักออกจาก Final Invoice	ลืมกด Get Advances	ไปที่ Tab Payment > Advance Payment > Get Advances Received/Paid
Journal Entry มัดจำผิด	ไม่ได้ติ๊ก "Is Deposit Invoice"	ต้องติ๊กก่อน Submit — ถ้าลืมต้อง Cancel + Amend
ยอดมัดจำค้างอยู่ใน Advance Account	ไม่ได้ link Final Invoice	ตรวจสอบ GL ของ Advance to Supplier / Advance from Customer

Undue VAT

ข้อผิดพลาด	สาเหตุ	วิธีแก้
Undue VAT ไม่ถูก clear สิ้นเดือน	ลืมทำ Journal Entry	ทำ JE ทุกสิ้นเดือน: DR Input VAT / CR Undue Input VAT
ยอด ภ.พ.30 น้อยกว่าความจริง	Undue VAT ยังค้างอยู่	ตรวจสอบ GL ของ Undue Input VAT ก่อนยื่นทุกเดือน
ใช้ Input VAT Template ทั้งที่ยังไม่มีใบกำกับ	เลือก Template ผิด	ถ้าไม่มีใบกำกับ → ใช้ Undue Input VAT เสมอ

WHT (ภาษีหัก ณ ที่จ่าย)

ข้อผิดพลาด	สาเหตุ	วิธีแก้
WHT ไม่คำนวณอัตโนมัติ	ไม่ได้ assign WHT Category ใน Supplier/Item	ตรวจสอบ Supplier master > Tax tab และ Item > Tax tab
ออก 50 ทวิ ไม่ได้	Supplier ไม่มี Tax ID ในระบบ	อัปเดต Tax ID ใน Supplier master ก่อน
WHT rate ผิด	เลือก Category ไม่ตรงกับประเภทรายได้	ตรวจสอบ Tax Withholding Category ให้ตรงกับบริการที่จ่าย
ลืมออก 50 ทวิ	—	ตรวจสอบ WHT Certificate List ทุกเดือน — ต้องออกภายใน 3 วันทำการ

Debit Note / Credit Note

ข้อผิดพลาด	สาเหตุ	วิธีแก้
ใส่ยอดเต็มแทนที่จะใส่แค่ส่วนต่าง	เข้าใจผิดว่าต้องใส่ยอดทั้งหมด	ใส่เฉพาะ ส่วนที่ต้องการปรับ เท่านั้น
Note ไม่ reference Invoice เดิม	สร้าง standalone โดยไม่ Make from Invoice	ต้องสร้างจาก Invoice เดิมเสมอ — ห้ามสร้างใหม่ตรงๆ
VAT ไม่ถูก reverse	เลือก Tax Template ผิดใน Note	ใช้ Tax Template เดียวกับ Invoice เดิม

Billing (รวมวางบิล)

ข้อผิดพลาด	สาเหตุ	วิธีแก้
รวม Invoice ต่าง Party ไม่ได้	ระบบไม่อนุญาต	ต้องเป็น Customer/Supplier เดียวกันเท่านั้น
Invoice บางใบหายไปจาก Billing	Invoice นั้น Submit ไม่สมบูรณ์	ตรวจสอบสถานะ Invoice ทุกใบให้เป็น Unpaid ก่อนสร้าง Billing
ปิด Billing เองเมื่อยอดส่วนต่างเล็กน้อย	ลูกค้าโอนมาไม่ครบ	ใช้ Close Outstanding เพื่อปิด Billing ด้วยยอดที่รับมา

คำศัพท์ (Glossary)Role & Permissions