UC04: ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)

ใช้เมื่อไหร่

ราคาสินค้าหรือจำนวนคลาดเคลื่อนจาก Invoice เดิม และต้องการ เพิ่ม มูลค่าเจ้าหนี้

ทำไมถึงต้องทำแบบนี้

ห้ามแก้ Invoice ที่ Submit แล้วโดยตรง — ต้องสร้าง Debit Note เพื่อ "เพิ่มหนี้" แทน
Debit Note จะ reference กลับไปยัง Invoice ต้นฉบับ ทำให้ audit trail ชัดเจน

💡

ตรงข้ามกับ AR Credit Note ที่ "ลดหนี้" — Debit Note คือ "เพิ่มหนี้" ฝั่ง AP

Flow Diagram

AP UC04 — Debit Note Flow

Finance:  Purchase Invoice (Original) → Debit Note → Payment Entry → End

Journal Entry ที่เกิดขึ้น

Step	Debit	Credit
Purchase Invoice (Original)	Expense + VAT	Accounts Payable
Debit Note	Expense (ส่วนเพิ่ม) + VAT	Accounts Payable
Payment Entry	Accounts Payable (รวมทั้งสองใบ)	Bank

Step-by-Step ในระบบ

เปิด Purchase Invoice ต้นฉบับ ที่ Submit แล้ว
กด Create > Debit Note (หรือ Return / Debit Note แล้วแต่ version)
ระบบสร้าง Debit Note พร้อม reference กลับไปยัง Invoice เดิม
แก้ไข ราคาหรือจำนวน ที่เพิ่มขึ้น (ใส่แค่ส่วนต่าง)
กด Save ตรวจสอบ → Submit
ทำ Payment Entry โดยเลือกทั้ง Original Invoice และ Debit Note

ข้อควรระวัง

⚠️

ใส่แค่ ส่วนต่างที่เพิ่มขึ้น ไม่ใช่ยอดเต็ม
ต้องมี reference กลับ Invoice เดิมเสมอ — ห้ามสร้าง standalone Debit Note

ซื้อเงินสด (Cash Purchase)รับวางบิล (Billing)