UC02: เงินมัดจำจ่าย (Deposit)

ใช้เมื่อไหร่

Supplier ต้องการเงินมัดจำก่อนส่งสินค้า/บริการ — จ่ายล่วงหน้าบางส่วน แล้วหักลบตอนรับของจริง

ทำไมถึงต้องทำแบบนี้

การจ่ายมัดจำต้องบันทึกเป็น Deposit Invoice แยกต่างหาก (ไม่ใช่ Purchase Invoice ปกติ)
เพราะยังไม่ได้รับสินค้า/บริการจริง จึงยังรับรู้ค่าใช้จ่ายไม่ได้
เมื่อรับของจริงแล้ว ค่อยดึงยอดมัดจำมาหักลบออกจาก Purchase Invoice งวดสุดท้าย

Flow Diagram

Purchasing:  Material Request → Purchase Order ──────────────────────────┐
                                      ↓                                   ↓
Finance:                       Deposit Invoice → Payment Entry   Purchase Invoice → Payment Entry
                                                  (Advance Pay)                     (Final Pay)
                                      ↓ (dashed)
Stock:                         Purchase Receipt

Journal Entry ที่เกิดขึ้น

Step-by-Step ในระบบ

ขั้นที่ 1: สร้าง Deposit Invoice

1. เปิด Purchase Order ที่ต้องการ
2. กด Create > Purchase Invoice
3. ติ๊ก "Is Deposit Invoice"
4. ระบุจำนวนเงินมัดจำ
5. กด Save แล้ว Submit

ขั้นที่ 2: Payment Entry (จ่ายมัดจำ)

1. จาก Deposit Invoice → กด Create > Payment Entry
2. ตรวจสอบ Payment Type: Pay, Party: Supplier
3. กด Save แนบหลักฐานการจ่าย → กด Submit

ขั้นที่ 3: Purchase Receipt

1. เมื่อรับสินค้า → สร้าง Purchase Receipt จาก Purchase Order ตามปกติ

ขั้นที่ 4: Purchase Invoice (Final)

1. จาก Purchase Order/Receipt → กด Create > Purchase Invoice
2. ไปที่ Tab Payment > Advance Payment
3. กด Get Advances Paid → ระบบดึงยอดมัดจำมาแสดง
4. เลือก Deposit Invoice ที่ต้องการหักลบ
5. กด Save แล้ว Submit — ระบบคำนวณยอดที่ต้องจ่ายจริง (ยอดรวม − มัดจำ)

ขั้นที่ 5: Payment Entry (Final)

1. จาก Purchase Invoice → กด Create > Payment Entry
2. ยอดจะแสดงเฉพาะส่วนที่เหลือหลังหักมัดจำแล้ว
3. กด Save แนบหลักฐาน → Submit

ข้อควรระวัง