Stock Reconciliation

ใช้เมื่อไหร่

ยอด stock ในระบบไม่ตรงกับของจริงในโกดัง — หลังนับสต็อกจริง (Physical Count) แล้วพบผลต่าง ต้องการปรับยอดให้ตรงกัน

ตัวอย่างที่ต้องทำ:

• สินค้าหายหรือเสียหาย ยอดระบบสูงกว่าของจริง
• รับสินค้าเข้าโดยไม่ได้บันทึกระบบ ยอดระบบต่ำกว่าของจริง
• เปิดบัญชีสินค้าครั้งแรก (Opening Stock)

ทำไมถึงต้องทำแบบนี้

ยอด stock ในระบบกระทบโดยตรงกับ Trial Balance และ Balance Sheet (มูลค่า Inventory)
ถ้าไม่ปรับ งบการเงินจะแสดงตัวเลขผิด และ COGS คำนวณออกมาไม่ถูก

Flow Diagram

Operations:  นับสต็อกจริง (Physical Count Sheet)
                      ↓
Finance/Stock:  Stock Reconciliation ─── ระบุ Qty + Valuation Rate จริง
                      ↓
Stock:          Stock Level ถูก adjust อัตโนมัติ
                      ↓
Accounts:       GL Entry สร้างให้อัตโนมัติ (Stock Adjustment)

Journal Entry ที่เกิดขึ้น

Step-by-Step ในระบบ

1. ไปที่ Stock > Stock Reconciliation > New
2. เลือก Purpose:

3. เลือก Posting Date — วันที่นับสต็อกจริง (ไม่ใช่วันที่บันทึก)
4. เลือก Warehouse ที่ต้องการปรับ
5. กด Get Items — ระบบดึง item ทั้งหมดใน Warehouse นั้นพร้อม Qty ปัจจุบัน
6. แก้ไขคอลัมน์ Qty ให้ตรงกับของจริงที่นับได้
7. ตรวจสอบ Valuation Rate — ถ้าไม่มั่นใจให้ปล่อยค่าเดิม
8. คอลัมน์ Difference Amount จะแสดงผลกระทบต่อมูลค่า Inventory
9. กด Save → ตรวจสอบรายการทั้งหมด
10. กด Submit

ตรวจสอบผลหลัง Submit

หลัง Submit ระบบสร้าง GL Entry อัตโนมัติ ตรวจสอบได้ที่:

• Accounts > General Ledger — กรองวันที่และ Voucher Type = Stock Reconciliation
• Stock > Stock Ledger — ดูการเปลี่ยนแปลงยอดสต็อก

ข้อควรระวัง